Wedding weekend: perchè la logistica gioca un ruolo fondamentale

I destination wedding non si esauriscono in un giorno: le coppie che decidono di sposarsi all’estero vogliono regalare un’esperienza unica agli ospiti organizzando un evento che si sviluppi su più giornate. Chiamati anche “wedding weekend” (non proprio il nome perfetto visto che molti di questi matrimoni si svolgono anche durante la settimana), questi eventi si sviluppano solitamente su 3 giornate includendo un evento di benvenuto, molto spesso a seguito delle prove per la cerimonia, la giornata del matrimonio e un evento più informale e rilassato il giorno successivo, una sorta di “rompete le righe” o di lungo saluto agli ospiti dopo il matrimonio. Organizzare questo tipo di matrimoni richiede competenze specifiche di pianificazione non solo degli aspetti creativi, ma anche della logistica e della accoglienza ed è su questo che mi voglio soffermare. Meglio una venue unica che possa ospitare gli invitati e anche essere il set degli eventi o meglio un hotel in città e un programma di eventi in venues diverse? Dovrei rispondere che sono realizzabili entrambi. In realtà la prima scelta è quella che rende la logistica più efficiente e garantisce anche un miglior rapporto qualità prezzo. Una delle problematiche spesso sottovalutate dai clienti sono i tempi ed i costi di spostamento da una venue all’altra. Provate a spiegare a chi viene dall’altro lato del mondo che in pieno agosto non è consigliabile percorrere i 14 Km che dividono Positano da Amalfi con dei bus per raggiungere la pizzeria dove organizzare la lezione di pizza per la cena di benvenuto. Non conoscono le caratteristiche del territorio e anche le limitazioni geografiche e burocratiche e gli operatori locali servono proprio a questo. A trovare soluzioni che rendano l’evento una gioia per gli ospiti e non il motivo di trasferte interminabili e stressanti. Magari l’evento di benvenuto lo organizziamo in barca, partendo direttamente da Positano e il pizza party lo facciamo al tramonto guardando la Costiera dal mare. L’effetto wow è garantito e la logistica è semplificata. 

E come mai, secondo voi, una regione sola detiene più del 30% dei destination weddings sviluppati su più giorni? Sto parlando della Toscana. Guardando la conformazione territoriale di questa regione potreste anche dirmi che non è semplice. I grandi centri e le principali vie di trasporto pubbliche ruotano attorno a Firenze e alle città principali, il territorio collinare e le strade strette potrebbero essere difficoltose per gli ospiti e molte venues sono dislocate a chilometri dalle città in mezzo ai vigneti. Eppure è la prima scelta dei clienti stranieri. Un motivo c’è ed è anche evidente. Tutte le difficoltà logistiche vengono abbattute dalle venue che offrono spazi diversificati per i vari eventi, esperienze autentiche come degustazioni di vino e olio o escursioni in bicicletta tra le colline, ma soprattutto offrono accoglienza di livello per tutti o per la maggiorparte degli ospiti. Questo significa far vivere ai clienti e agli ospiti un’esperienza esclusiva con una struttura interamente dedicata a loro per 3 giorni, significa abbattere i costi ed i tempi di trasferta (se non quelli per raggiungere la venue dalla stazione o dall’aeroporto), significa creare un clima rilassato e familiare interamente studiato sui clienti con eventi tematici, momenti romantici e esperienze divertenti. E tutto questo senza dimenticare lo scenario che è e rimane il primo motivo di scelta di una destinazione piùttosto che un’altra. E’ per questo che, secondo me, indipendentemente dalla localizzazione geografica, le strutture che hanno la possibilità di accogliere almeno una quarantina di ospiti, hanno una marcia in più e diventano anche uno strumento di lavoro importante anche per chi pianifica gli eventi e le attività. Pensate solo al fatto che bisogna organizzare tre eventi diversi con tre set-up diversi. Farlo in zone diverse della stessa venue permette di ottimizzare i tempi di set-up (durante un evento possiamo iniziare a lavorare su quello del giorno successivo) e anche i costi connessi. Ci sono, però, bellissime venue storiche che non possono proprio per limitazioni strutturali gestire anche l’accoglienza, ma non per questo devono pensare di essere tagliate fuori da un mercato interessante come questo. Basta organizzarsi. Fare rete con gli operatori presenti sul territori per ridurre l’effetto di queste limitazioni. Ad esempio facendo un accordo con un hotel a poca distanza per ospitare gli invitati, organizzando un servizio shuttle dall’hotel alla villa e viceversa, coinvolgendo operatori locali per offrire esperienze Km 0. I clienti chiedono luoghi autentici e soluzioni e sono aperti anche a idee diverse. L’importante è che l’organizzazione sia stress free per loro e per gli ospiti.